Как автоматизировать бизнес и его основные процессы

Постоянные изменения рынков, быстрые принятия решений, большое количество задач связанных с управлением активов, а также значительное снижение рисков требует новых подходов к управлению компанией. В таких условиях многие руководители начинают задумываться о том, как автоматизировать бизнес. И иногда это может стать действительно идеальным выходом из сложившейся ситуации.

С чего все начиналось

Истоки термина автоматизация бизнесаТермин «Автоматизация бизнеса» был впервые использован Фредериком Тейлором – инженером-механиком и консультантом 20-х годов прошлого века. Сначала представленный термин использовался на обычном производстве, но после постепенного его изучения он стал использоваться даже в семейных рамках.

Уже в 80-х годах прошлого века благодаря ученому Эдвардсу Демину была создана новая идея касательно бизнес-процессов, которая была привязана к современным технологиям. К примеру, абсолютно новые способы выполнения поставленных задач в кратчайшие сроки стали возможными после появления первых печатных машин. Чуть позже термин получил поддержку от компьютеров и копирующих устройств. Сегодня самым сильным толчком для продвижения бизнес-процессов считается интернет, который дает неограниченные возможности. За счет большого количества информации, появляющейся в интернете каждый день, предприниматели могут значительно увеличить прибыльность своей компании.

Представленному выше термину уже практически 100 лет, и даже спустя такое количество времени он продолжает развиваться. Именно поэтому «как автоматизировать бизнес» может принести пользу многим предприятиям, которые планируют развиваться.

Как автоматизировать бизнес

Автоматизация бизнеса – полноценный или частичный переход стандартных процессов и задач под контроль определенной информационной системы. Основным преимуществом автоматизации предприятия считается освобождение человеческих ресурсов для увеличения производительности целой компании.

Автоматизация чаще всего ведется в следующих направлениях:

  • Автоматизация основных бизнес-процессов: контроль продаж, взаимодействие с клиентами – возможность значительно увеличить количество продаж, число выпускаемой продукции, за счет чего увеличивается общая прибыль фирмы.
  • Автоматизация вспомогательных процессов: бухгалтерское дело, отчеты сотрудников. Данная автоматизация напрямую не влияет на рост дохода предприятия, но значительно сокращает затраты времени на обыденную работу, что в итоге также приводит к повышению рентабельности предприятия.

К основным задачам автоматизации предприятия относятся:

  • увеличение эффективности всей деятельности компании;
  • подготовка документации для партнеров: накладные, фактуры, отчеты проверок, различные предложения;
  • максимально быстрое получение графиков и отчетов, касающихся текущего состояния компании;
  • значительное увеличение производительности всего персонала за счет устранения рутинной работы;
  • устранение «человеческого фактора» из важных процессов бизнеса;
  • увеличение безопасности всей документации и отчетности фирмы;
  • качество обслуживания клиентов улучшается за счет быстрой обработки данных.

Автоматизация процессов поможет поднять управление на новый уровень, что приведет к улучшению качества продукции. Особенно крупным организациям она дает большое количество преимуществ:

  1. Скорость обработки всех данных значительно вырастает.
  2. Бизнес становится более прозрачным и технологичным за короткий промежуток времени.
  3. Взаимопонимание и уровень работы всех сотрудников увеличивается (иногда в несколько и более раз).
  4. Управляющий персонал получает возможность контролировать большое количество информации.
  5. Частичное устранение ручной работы.
  6. Общее количество ошибок снижается и увеличивается качество управления.
  7. Возможность одновременно решать несколько задач.
  8. Мгновенное решение стандартных ситуаций.

Итог автоматизации

После автоматизации бизнеса руководители фирмы получают значительно больше информации, которая позволяет проводить подробный анализ и подготавливать графические отчеты. Благодаря получению подробной информации качество управления предприятием вырастает с учетом всех показателей.

Большое количество организаций начинают автоматизацию со стандартных процессов, которые отнимают больше всего времени, а также процессов, отвечающие за контроль финансовой деятельности (бухгалтерия).

А вот вопрос о том, как автоматизировать бизнес с точки зрения управление подчиненными, маркетинга, внешней коммуникации и изготовления продукции, обычно отходит во вторую очередь. И возможно это правильно, ведь изменение этих аспектов может дать отрицательный эффект, что в результате может привести к значительным убыткам в компании.

Как автоматизировать бизнес во время кризиса

Во время экономического кризиса процедура автоматизации бизнес-процессов меняет приоритеты. В нынешнем сезоне основными трендами считаются:

  1. Переход на облачные технологии. Главное отличие представленного метода заключается в том, что компания не имеет собственного сервера. Облачные технологии пользуются значительной популярностью у маленьких компаний, так как их стоимость меньше по сравнению с традиционными вариантами.
  2. Полноценная автоматизация маркетинговых инструментов: использование различных CRM-систем.
  3. Улучшение взаимодействий межмашинных технологий. Тренд, который только начинает появляться на мировом рынке. Основная его задача заключается в минимальном участии человека в технических процессах. Представленный тренд становится более популярным из-за того, что далеко не каждый человек сможет справиться с улучшенными бизнес-процессами. Обычные сотрудники не всегда могут адекватно реагировать и оценивать быстрое изменение ситуации.
  4. Использование инструмента под названием big data – это еще один новый тренд, который помогает автоматизировать процессы бизнеса. С помощью представленного инструмента руководство предприятия получает более качественную аналитику. Big data популярен среди больших организаций, так как она требует наличия мощного оборудования для обработки значительного количества информации.
  5. Анализ полученных данных в настоящем времени. Помогает максимально синхронизировать основные операции бизнеса.

Первичные направления автоматизации бизнес-процессов

Первые шаги для автоматизации бизнесаСамым главным фактором автоматизации бизнеса считается использование определенного программного обеспечения на предприятии. Это позволяет руководству организации создать специальную связку бизнес-процессов, показывающую основные цели и задачи предприятия. Представленную сеть процессов еще называют «процессный подход». Стоит отметить, что он значительно совершенней по сравнению с преобладающим подходом, который используют многие крупные компании, так как конечный его результат положительно влияет на создание определенной продукции или услуги.

Процессный подход делает предприятие более гибким, уменьшает затраты времени на определенные изменения на рынке и значительно улучшает общие показатели организации.

Практически все процессы в компании имеют собственный набор определенных операций, которые выполняются в поставленном порядке и подразумевают использование нужных технологий. Главными характеристиками всех бизнес-процессов являются: правила исполнения, вход и выход, используемые ресурсы, сотрудники и руководители.

Перед тем как автоматизировать бизнес, нужно сделать работу по вычислению процессов и их описанию, а также поставить их в первичные или вторичные группы. Представленная процедура требует достаточно больших усилий от каждого подразделения предприятия.

Необходимый функционал системы для успешной автоматизации бизнеса

Так как каждый бизнес-процесс имеет несколько разных шагов, которые обязаны быть распределены между сотрудниками для положительного результата, система должна иметь возможность предоставления вышеупомянутых шагов в виде графика. Этот фактор дает работникам понятную картину, которая информационно показывает, что и когда необходимо сделать. Так же на графике показывается процесс оптимизации всех задач, что значительно упрощает работу. Как уже ранее говорилось, большие компании чаще всего предпочитают использовать облачные системы, так как они дают сотрудникам возможность получать доступ в любой точке мира. Облачная система не привязывается к каким-либо компьютерам.

Качественная система автоматизации предприятия обязана самостоятельно уведомлять сотрудников об изменениях статуса активного процесса. Также она должна делать рассылку, которая будет показывать проделанную работу за определенный период времени и что еще необходимо сделать. Но все перечисленные уведомления ничего не будут значить, если отчеты отсутствуют. С помощью отчетов система автоматизации предоставляет графики и статистику руководителям различных групп, которые проводят тщательный анализ всей проделанной работы. Эта функция позволяет руководителям любого уровня контролировать практически все процессы и своевременно принимать важные решения.

Довольно часто люди, которые хотят достичь определенной цели, стараются выполнять сразу несколько действий одновременно. Из-за этого достаточно важно получить возможность изготовления и запуска двух и более параллельных процессов, которые самостоятельно активируют друг друга на определенном этапе. Но даже если имеется общая цель, не все доступные данные, которые обрабатываются, подходят для всех групп сотрудников. Именно по этой причине контроль уровня доступа достаточно важен во время автоматизации бизнеса. Качественная ВРМ-система обязана давать возможность максимально быстро изменить уровень доступа для определенного сотрудника в любое время суток. Благодаря наличию контроля доступа, руководители могут самостоятельно, решать какой информацией могут владеть определенные группы людей.

Как автоматизировать бизнес-процессы с помощью эволюционной системы ERP

Существует такое понятие как «островная автоматизация бизнес-процессов». Эта разновидность автоматизации старается объединить сразу несколько различных систем в одну, но это не всегда получает сделать должным образом. Когда руководители используют «островную» систему, они не стараются увеличить общую эффективность компании. В то же время «комплексная» система автоматизации бизнеса значительно улучшает управление всех финансовых групп на предприятии. Благодаря этому обеспечивается максимально быстрое ведение всего бухгалтерского отдела в целом.

Впервые комплексную систему автоматизации бизнеса (ERP) начали использовать в 80-е года прошлого века. Уже спустя десять лет она стала значительно популярнее за счет появления различных систем управления, которые были способны реализовать представленную концепцию. ERP – система, имеющая основную цель в виде создания общего информационного отдела. Это позволяет руководителям отслеживать всю необходимую информацию в реальном времени.

ERP-системы создаются по специальному алгоритму, который разрабатывает отдельные блоки, отвечающие за определенный процесс. Благодаря наличию подобной системы есть возможность расширять общий функционал всей компании. Чаще всего это происходит после того как появляются новые отделы, принимаются изменения в законах страны или увеличивается клиентская база.

Для дальнейшего обсуждения автоматизации бизнес-процессов переходите на наш форум.