Как автоматизировать бизнес и его основные процессы
Рынок постоянно меняется. Это требует быстрых решений, изменения задач по управлению активами для снижения рисков. В целом нужен новый подход к управлению компанией. В таких условиях руководители задумываются, как автоматизировать бизнес. Смена структуры управления – выход из сложной ситуации.
С чего все начиналось
Термин «Автоматизация» был впервые использован Фредериком Тейлором – инженером-механиком, консультантом 20-х годов прошлого века. Сначала определение использовалось на производстве, но позже перешло даже в семейные рамки.
Вв 80-х годах прошлого века ученый Эдвардс Демин создал модель бизнес-процессов, привязанных к современным технологиям. К примеру, новые способы выполнения задач появились с первыми печатными машинами. Позже термин получил поддержку от компьютеров, копирующих устройств. Сегодня толчком для продвижения предпринимательских операций стал интернет, который дает неограниченные возможности. За счет большого количества информации из интернета предприниматели увеличивают прибыльность компаний. Термину практически 100 лет, но он развивается.
Как автоматизировать работу
Переход на автоматику в предпринимательстве – полноценный или частичный перенос стандартных задач под контроль информационной системы. Это освобождение человеческих ресурсов для увеличения производительности предприятия.
Направления работы:
- Изменение принципов деятельности — контроль продаж, взаимодействие с клиентами. Это увеличение выпускаемой продукции, товарооборота – общей прибыли фирмы.
- Модернизация саппорта – бухгалтерии, отчетности сотрудников. Это напрямую не влияет на рост доходов предприятия, но значительно сокращает затраты времени на обыденную работу. В итоге это приведет к повышению рентабельности.
Задачи:
- увеличение эффективности;
- упрощение документации для партнеров – накладных, фактур, отчетов, проверок;
- ускорение передачи графиков, отчетов по текущему состоянию компании;
- увеличение производительности персонала устранением рутинной работы;
- устранение «человеческого фактора» из важных процессов работы;
- безопасность всей документации, отчетности фирмы;
- улучшение качества обслуживания клиентов быстрой обработкой данных.
Автоматизация поднимает управление на новый уровень. Это сказывается на качестве продукции. Преимущества видны:
- Скорость обработки данных вырастет.
- Бизнес становится прозрачным и технологичным.
- Взаимопонимание, уровень работы сотрудников растет.
- Персонал контролирует больше информации.
- Устраненяется ручная работа.
- Количество ошибок снижается, увеличивается качество управления.
- Одновременно решается несколько задач.
- Стандартные ситуации разбираются моментально.
Итог автоматизации
После модернизации руководитель получает больше информации. На ее основе он проводит подробный анализ и готовит отчеты. Качество управления предприятием растет.
Автоматизацию начинают со стандартных процессов. Они отнимают больше времени. Затем реконструируются финансовые отделы (бухгалтерия). Принцип управления подчиненными, отделом маркетинга, структурой внешней коммуникации и изготовления продукции, отходит на второй план. Возможно, это правильно. Изменение этих аспектов может дать отрицательный эффект, привести к убыткам.
Как автоматизировать бизнес во время кризиса
Современные тренды оптимизиции:
- Переход на облачные технологии. Компания, которая не имеет не имеет собственного сервера, берет в аренду мощности. Это выгодно маленьким компаниям. Держать сервер и персонал для десятка гигабайт нерационально.
- Полноценная автоматизация маркетинговых инструментов. Использование различных CRM-систем, рассылки и массовые оповещения.
- Улучшение взаимодействий межмашинных технологий. Задача – минимальное участие человека в технических процессах. Машина считает, выдает результат быстрее, хранит данные и выдает их по запросу. Сотрудники не могут так реагировать и оценивать изменения ситуации.
- Инструмент big data помогает наладить структуру бизнеса. С ним руководство предприятия получает качественную аналитику. Big data популярен среди больших организаций. Он требует наличия мощного оборудования для обработки большого объема информации.
- Анализ полученных данных в настоящем времени. Основные операции синхронизируются.
Первичные направления автоматизации бизнес-процессов
Главный фактор упрощения бизнеса – внедрение программного обеспечения на предприятие. Это дает связку бизнес-манипуляций, которая показывает цели и задачи структуры. Эту сеть называют «процессным подходом». Он лучше преобладающего подхода, который используют многие крупные компании. Его результат положительно влияет на создание определенной продукции или услуги.
Процессный подход делает предприятие гибким, уменьшает время реакции на изменения рынка, улучшает общие показатели организации.
Все процессы в компании – набор определенных операций, выполняющихся в поставленном порядке. Это подразумевает использование нужных технологий. Главные характеристики – правила исполнения, вход/выход, используемые ресурсы, сотрудники и руководители.
Перед усовершенствованием вычисляют процессы по их описанию, распределяют задачи в первичные или вторичные. Охватываются все структуры предприятия.
Необходимый функционал системы для успешной автоматизации бизнеса
Шаги автоматизации надо разделить между сотрудниками. Шаги прописываются в виде графика. Работники получают понятную картину, что когда необходимо сделать. Также на графике показывается процесс оптимизации всех задач, и результат этапа. Большие компании заливают схему в облачные системы, чтобы сотрудники имели доступ к ним в любой точке мира. Облачная система не привязывается к конкретным компьютерам.
Качественная система уведомляет сотрудников об изменениях статуса активного процесса. Она делает рассылку с проделанной работой за определенный период времени, показывает что необходимо сделать. Но все перечисленные уведомления ничего не будут значить, если отчеты отсутствуют. С помощью отчетов система автоматизации предоставляет графики и статистику руководителям групп. Они проводят анализ проделанного. Руководители любого уровня контролируют все процессы, своевременно принимают решения.
Для выполнения ряда действий одновременно нужна возможность запуска двух и более параллельных процессов. Они должны активировать друг друга на определенном этапе. Даже при общей цели, роли не совпадают. Не все доступные данные нужны всем сотрудникам. Контроль уровня доступа – часть автоматизации бизнеса. ВРМ-система дает возможность быстро изменить уровень доступа для определенного сотрудника в любое время суток. Руководитель решает, какой информацией владеют определенные группы людей.
Как автоматизировать бизнес-процессы с помощью эволюционной системы ERP
«Островная автоматизация бизнес-процессов» объединяет несколько различных систем в одну. Это не всегда получается. «Островная» система не увеличивает эффективность компании. Это«комплексная» система автоматизации штата значительно улучшает управление финансовых групп. Бухгалтерский отдел ускоряет работу.
Комплексную систему оптимизации бизнеса (ERP) начали использовать в 80-е года прошлого века. Уже спустя десять лет она стала значительно популярнее за счет появления цифровых систем управления. ERP – структура с общим информационным отделом. Руководитель отслеживает информацию в реальном времени.
ERP-системы создают по алгоритму, который разрабатывает отдельные блоки, отвечающие за определенный процесс. Эта система расширяет функционал компании. Появляются новые отделы, устраняются бесполезные. Принимаются изменения в законах или увеличивается клиентская база.
Для дальнейшего обсуждения автоматизации бизнес-процессов переходите на наш форум.
Программное обеспечение сейчас используется практически в любом виде бизнеса и помогает автоматизировать те или иные процессы. Правда про систему ERP я слышу впервые, думаю стоит больше изучить вопрос.
Думаю главным способом автоматизации сейчас является возможность работать с клиентами удаленно, уже большинство компаний перешло на такой вид деятельности и это принесло хорошие результаты. Также введение современных технологий дает хорошие плоды, но ко всему нужно подходить с головой.