Внедрение автоматизации рабочих процессов

Учитывая темпы экономического и технического прогресса, множество предприятий столкнулись с необходимостью провести внедрение автоматизации рабочих процессов. Это касается не только производственных операций, но и управленческих, которые могут помочь организовать эффективную работу как отдельных сотрудников, так и организации в целом. Сегодня на рынке существует довольно много решений, которые легко интегрируются практически в любую сферу бизнеса. Речь идёт о специализированных программах, построенных на алгоритмах направленных на внедрение автоматизации рабочих процессов документооборота, ведения бухгалтерского, налогового, складского, кадрового и прочих видов контроля. Благодаря подобным нововведениям, предприятие может выйти на новый уровень развития.

автоматизация бизнеса

Понятие рабочих процессов и внедрение автоматизации рабочих процессов

Под термином «рабочий процесс» следует подразумевать некую совокупность взаимосвязанных операций (шагов, действий, этапов), осуществляющихся в определенном порядке. Внедрение автоматизации рабочих процессов состоит в том, чтобы создать системную архитектуру взаимообмена информацией между всеми звеньями предприятия.  И главным инструментом, который может помочь в реализации этой задачи, считается внедрение специализированных программных и аппаратных систем, призванных повысить скорость и точность выполнения разных операций, минимизируя при этом возможные ошибочные действия и решения под влиянием «человеческого фактора». Конечно же, роль человека полностью не исключается, за ним сохранено большинство функциональных обязанностей в в деятельности компании. Автоматизация в большей мере значит наиболее сбалансированное распределение нагрузок между обязанностями и возможностями человека и машины.

Главными задачами, которые решает внедрение автоматизации рабочих процессов являются:

  • обеспечение эффективной поддержки оперативной деятельности предприятия;
  • организация учета и контроля;
  • сокращение операций, выполняемых вручную;
  • минимизация ошибок при формировании первичной и аналитической документации;
  • оперативное формирование отчетов о состоянии дел на предприятии за любой временной промежуток;
  • оптимизация финансовых и трудовых ресурсов;
  • безопасность хранения и взаимозаменяемости информации;
  • улучшение обслуживания клиентов;
  • увеличении доходности компании в целом.

Основные направления и внедрение автоматизации рабочих процессов

Компания как социально-экономическая единица имеет значительное число ответвлений, которым в зависимости от спецификации, присуще выполнение разных функций. Развитие уровня программного обеспечения даёт возможность автоматизировать существенную область их деятельности, охватив подавляющую часть рабочих процессов. Для более понятного понимания того, что такое внедрение автоматизации рабочих процессов, предлагаем рассмотреть таблицу, в которой систематизированы возможные области охвата отдельных БП:

Область применения Группы рабочих процессов, которые можно автоматизировать с помощью прикладных технологических программ
Организация деятельности предприятия
  • обучение персонала и управление его работой;
  • формирование документов;
  • контроль исполнительности поручений и приказов;
  • организация взаимодействия между территориально отдалёнными структурными подразделениями компании;
  • секретариат.
Административное управление
  • информационная безопасность;
  • оборот юридической документации;
  • управленческий учёт;
  • бюджетирование и управление финансовыми потоками.
Маркетинговое управление
  • ведение рекламной деятельности;
  • продвижение и контроль продаж;
  • развитие взаимоотношений с клиентами.
Финансовое управление
  • ведение бухгалтерского и налогового учетов;
  • финансовое планирование;
  • контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
  • начисление заработной платы работникам компании.
Производственное управление
  • планирование, руководство и контроль за процессами производства;
  • управление запасами сырья, материалов и товаров;
  • организация и контроль поставок материалов;
  • управление производственным оборудованием.
Управление качеством
  • контроль качества выпускаемой продукции;
  • повышение квалификации персонала;
  • управление качеством рабочих процессов.
Внешние коммуникации
  • управление информационным пространством сайта компании;
  • развитие новых направлений для привлечения клиентов;
  • организация взаимодействия между филиалами компании;
  • развитие сферы PR.

Какие преимущества дает внедрение автоматизации рабочих процессов

Автоматизация способна существенно повысить качество управления предприятием, что выражено в ряде таких преимуществ:

  • обеспечивает эффективную работу со всеми данными и позволяет их систематизировать;
  • повышает скорость обработки данных;
  • делает все рабочие процессы более прозрачными для руководства;
  • дает возможность избавить штат сотрудников компании от рутинных, механических задач, что позволяет им активизировать свой потенциал на выполнение более важных заданий, в рамках обязанностей;
  • помогает координировать работу группы людей, задействованных в разных отделах, на выполнение единой цели;
  • уменьшает количество ошибок при формировании документов;
  • позволяет оперативно принимать решения в нестандартных ситуациях.

начало автоматизации

С чего начать автоматизацию?

На сегодняшний день на рынке присутствует огромное разнообразие программных продуктов которые способны автоматизировать как отдельные рабочие процессы, так и создать целую технологическую структуру, объединяющую практически все рабочие процессы в единую систему. К тому же, учитывая разнообразные особенности ведения бизнеса, некоторым компаниям может понадобится и отдельная разработка ПО. Поэтому, задумываясь над тем, какое прикладное решение выбрать чтобы провести внедрение автоматизации рабочих процессов, руководителю прежде всего нужно найти ответ на главный вопрос: «Кому и почему нужна автоматизация?».

Следует определиться с конкретными ожиданиями, которые должно оправдать внедрение автоматизации рабочих процессов. Возможно, компании требуется ускорить процессы при приёмке товара, или получать оперативную аналитику от разных отделов, или сократить расходы на содержание штата операционистов в бухгалтерии и пр. Это поможет расставить приоритеты, выработать стратегию чтобы правильно провести внедрение автоматизации рабочих процессов и решить любые, возможные в будущем конфликты.

В небольших компаниях более востребована автоматизация процессов обработки и хранения больших объемов информации и построения отчетности. Как правило, это компьютеризация бухгалтерского и налогового учета, контроля движения товарно-материальных ценностей, кадрового учёта, расчёта заработной платы и пр. Большим компаниям, имеющим многогранность ведения бизнеса такого подхода будет явно недостаточно. В этом случае нужно составить карту процессов, и уже от неё отталкиваться при выборе нужного технологического решения.

Внедрение автоматизации рабочих процессов зависит от того, насколько хорошо проработана ее база от планирования и до её реального функционирования уже в условиях бизнеса конкретной компании. Этот процесс может включать у в себя несколько этапов, которые рассмотрены ниже.

Разработка проекта внедрения

В начале необходимо определится возможно ли выполнить проект собственными силами компании, или потребуется привлечение сил компании-подрядчика. Определившись с исполнителями, можно приступить к непосредственной разработке самого проекта внедрения, который будет включать:

  • техническое задание;
  • формирование структуры управления;
  • описание процесса выполнения работ;
  • подготовку документации, регламентирующей управление проектом;
  • установку требований к участникам проекта.

Диагностика состояния существующей системы управления

Практически любая компания имеет несколько ответвлений управления, например: планирование, маркетинг, сбыт, бухгалтерский учет и пр. Каждая из них имеет собственную документацию и специально обученных специалистов, может использовать установленное профильное ПО и т.д. Перед автоматизацией рабочих процессов стоит задание консолидации всех этих элементов в единую систему, поэтому диагностика состояния существующей системы управления является весьма важным этапом. Она включает:

  • поставление заданий по диагностике (определение источников информации, составление плана работы с данными и формирования отчета);
  • обработка и анализ информации о структуре компании (деятельности подразделений, должностных обязанностей ключевых сотрудников, нормативно-методических требований по производству и т.д.);
  • интервьюирование руководителей отделов и подразделений, отдельных специалистов, а также обработка полученных результатов;
  • составление отчета.

Формирование сети рабочих процессов

Вся деятельность предприятия должна быть разбита на отдельные рабочие процессы. Для этого их целесообразно разделить на три группы:

  • процессы управления;
  • основные процессы (снабжение, производство, сбыт и т.д.);
  • вспомогательные процессы.

Такой подход помогает понять важность всех циклов деятельности компании с точки зрения их способности добавлять ценность и приносить результаты, а также выявить ресурсы для улучшения их показателей.

Детальное планирование и организация работ

По каждому рабочему процессу, выделенному в сети, закрепляются ответственные лица, которые в целом формируют «рабочую группу». Это могут быть как начальники отделов, так и несколько отдельных специалистов, ведь никто не знает лучше компанию, чем её сотрудники. Важно определить роли и обязанности каждого заинтересованного в этом процессе, чтобы обеспечить четкую иерархию построения операционных процессов и узнать «болевые точки», которые нужно автоматизировать в первую очередь.

Все эти этапы дают возможность составить наиболее оптимальное техническое задание, которое удовлетворит внедрение автоматизации рабочих процессов. Далее уже можно переходить к непосредственному выбору автоматизированной системы.

Внедрение автоматизации рабочих процессов

Выбирая поставщика автоматизированной системы, следует ориентироваться на его подходы и компетенцию в интеграции решений, аналогичных к поставленным задачам вашей организации. Большое значение имеет гибкость ПО и его универсальность (возможность закрыть одним продуктом сразу множество вопросов). Выбрав систему, которая обеспечит внедрение автоматизации рабочих процессов, нужно согласовать условия технического задания и подписать договор.

Далее наступает то, ради чего вы так долго и кропотливо готовились — непосредственное внедрение автоматизированной системы рабочих процессов. Оно может включать в себя:

  • установку ПО;
  • подготовку рабочих мест;
  • настройку системы;
  • доработку функционала;
  • тестирование системы.

Но внедрение автоматизации рабочих процессов на этом не заканчивается. Чтобы все труды не были напрасны, необходимо обучить персонал работать в новой системе. Для этого, в большинстве случаев, разработчиком или поставщиком прикладных программ организовываются специальные курсы или проводятся семинары. Также не исключено, что в процессе работы системы может возникнуть необходимость в её корректировке. Лишь после всех этих проделанных процедур и настройки стабильной работы системы, внедрение автоматизации рабочих процессов можно считать достигнутой.

онлайн-сервисы для управления бизнесом

Внедрение автоматизации рабочих процессов сокращает роль человека в производственном процессе. Сегодня компании могут ускорить свое развитие, увеличить продуктивность и скорость своей работы, улучшить показатели качества обслуживания или снизить затраты за счет технических достижений. И использование компьютеризированных технологий чтобы провести внедрение автоматизации рабочих процессов, является одним из ключевых факторов успеха в современном мире. Это несомненно правильный шаг положительным изменениям в управлении компанией и вывода бизнеса на принципиально новый уровень.

Для обсуждения автоматизации рабочих процессов переходите на наш форум.