Внедрение автоматизации рабочих процессов

Из-за темпов экономического и технического прогресса предприятия вынуждены внедрять автоматизацию рабочих процессов. Она касается производственных операций, управленческих систем, помогает организовать эффективную работу отдельных сотрудников, организации в целом. Приемы перехода подходят для любой сферы бизнеса. Это специализированные программы для создания системы документооборота, ведения бухгалтерского, налогового, складского, кадрового, прочих видов контроля. Они выведут предприятие на новый уровень.

автоматизация бизнеса

Понятие рабочих процессов и внедрение программ

«Рабочий процесс» –  взаимосвязанные операции (шаги, действия, этапы), которые надо делать в строгом порядке. Автоматизация – это создание системной архитектуры обмена информацией между звеньями предприятия.  Главный инструмент, который помогает в реализации этой задачи –внедрение специализированных программных, аппаратных систем. Они повышают скорость, точность выполнения операций, сокращают ошибки и решения под влиянием «человеческого фактора». Роль человека полностью не исключается. За ним сохранено большинство функциональных обязанностей. Автоматизация распределяет нагрузки между обязанностями и возможностями человека и машины.

Главные задачи:

  • информационная поддержка;
  • учет, контроль;
  • сокращение операций, выполняемых вручную;
  • минимизация ошибок в аналитической документации;
  • быстрое создание отчетов за любое время;
  • оптимизация финансовых, трудовых ресурсов;
  • безопасность хранения и взаимозаменяемости информации;
  • улучшение обслуживания клиентов;
  • увеличение дохода компании в целом.

Основные направления и внедрение автоматизации рабочих процессов

Компания, как социально-экономическая единица, имеет ответвления. У них разные функций. Программное обеспечение автоматизирует их деятельность. В таблице приведены области, которые можно реструктурировать:

Область примененияГруппы рабочих процессов, которые можно улучшить с помощью прикладных технологических программ
Организация деятельности предприятия
  • обучение персонала, руководство его работой;
  • формирование документов по шаблонам;
  • контроль исполнения поручений, приказов;
  • взаимодействие территориально удаленных структурных подразделений компании;
  • секретариат.
Администрирование
  • информационная безопасность;
  • оборот юридической документации;
  • управленческий учёт;
  • учет бюджета, распределение финансов.
Маркетинг
  • рекламная деятельность;
  • продвижение, контроль продаж;
  • связь с клиентами.
Финансовая сфера
  • бухгалтерский, налоговый учет;
  • финансовое планирование;
  • взаиморасчеты с поставщиками и покупателями;
  • начисление заработной платы.
Производственное управление
  • планирование, руководство, контроль сфер производства;
  • учет запасов сырья, материалов и товаров;
  • организация, контроль поставок;
  • управление производственным оборудованием.
Управление качеством
  • контроль качества продукции;
  • повышение квалификации персонала;
  • управление этапами деятельности.
Внешние коммуникации
  • настройка сайта компании, рассылками;
  • развитие новых направлений для привлечения клиентов;
  • взаимодействие между филиалами компании;
  • развитие сферы PR.

Какие преимущества дает модернизация

Автоматизация ускоряет управление предприятием. Ее преимущества:

  • эффективная работа с данными, система операциях;
  • скорость обработки данных;
  • сложные моменты становятся прозрачными;
  • избавляет от рутинных, механических задач, активизирует потенциал на выполнение важных заданий, в рамках обязанностей;
  • координирует группы из разных отделов на выполнение единой цели;
  • уменьшает ошибки в документах;
  • подсказывает решения в нестандартных ситуациях.

начало автоматизации

С чего начать?

Есть готовые программные продукты. Из-за специфики ведения бизнеса компании может понадобится разработка ПО. Начиная внедрение автоматизации рабочих процессов, руководителю нужно найти ответ на главный вопрос: «Кому и почему нужна модернизация?».

Определитесь с конкретными ожиданиями. Возможно, нужно ускорить приемку товара, или создание аналитики от разных отделов. Или проблема в расходах на штат операционистов в бухгалтерии. Расставьте приоритеты, выработайте стратегию.  Тогда внедрение пройдет без технических конфликтов.

В небольших компаниях нужна автоматизация обработки и хранения больших объемов информации, система отчетности. Это компьютеризация бухгалтерского, налогового учета, контроль движения товарно-материальных ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы. Большим компаниям с многосторонним бизнесом этого недостаточно. Нужно составить карту действий, а от неё отталкиваться при выборе ПО.

Разработка проекта внедрения

Определитесь, возможно ли выполнить проект собственными силами или нужен подрядчик. Найдите исполнителя. Этапы внедрения:

  • техническое задание;
  • формирование структуры руководства;
  • описание этапов;
  • подготовка документации, регламентирующей управление проектом;
  • уточнение требований к участникам проекта.

Диагностика состояния существующей системы управления

У компании есть ветви: планирование, маркетинг, сбыт, бухгалтерский учет. У каждой из них собственная документация, специалисты. Они используют профильное ПО. Модернизация объединит их в единую систему, поэтому начинайте с диагностики. Ее этапы:

  • постановка задачи (определение источников информации, составление плана работы с данными и формирование отчета);
  • обработка, анализ информации о структуре компании (деятельности подразделений, должностных обязанностях ключевых сотрудников, нормативно-методических требованиях по производству и т.д.);
  • опрос руководителей отделов/подразделений, специалистов, обработка полученных результатов;
  • составление отчета.

Формирование сети процессов

Деятельность предприятия разбейте на отдельные этапы:

  • управление;
  • основные (снабжение, производство, сбыт);
  • вспомогательные.

Это поможет оценить важность циклов, найти ресурсы для улучшения.

Детальное планирование и организация работ

По каждому рабочему моменту закрепите ответственное лицо. Оно сформирует «рабочую группу». Это могут быть начальники отделов, специалистов, энтузиасты. Определите роли, обязанности каждого заинтересованного. Создайте иерархию операционных процессов, узнайте «болевые точки», которые нужно улучшить в первую очередь.

Составьте техническое задание. После этого переходите к выбору автоматизированной системы.

Внедрение автоматизации рабочих процессов

Выбирая поставщика программ, ориентируйтесь на его подходы. Они должны совпадать с задачами вашей организации. Оцените гибкость ПО, его универсальность (возможность закрыть одним продуктом сразу множество вопросов). Выбрав систему, которая обеспечит внедрение автоматизации, согласуйте техническое задание и подпишите договор.

Этапы внедрения:

  • установка ПО;
  • подготовка рабочих мест;
  • настройка системы;
  • доработка функционала;
  • тестирование системы.

Но внедрение приемов на этом не заканчивается. Нужно обучить персонал работать в новой системе. Разработчиком или поставщиком прикладных программ организовываются специальные курсы или проводятся семинары. Если во время теста обнаружились проблемы, нужна корректировка.

онлайн-сервисы для управления бизнесом

Автоматизация сокращает роль человека в производстве. Это ускоряет развитие компаний, увеличивает продуктивность и скорость работы, улучшает показатели. Растет оценка качества обслуживания и снижаются затраты.

Для обсуждения автоматизации рабочих процессов переходите на наш форум.