Что такое автоматизация бизнеса?
Стремительное развитие бизнеса показало потребность в профессиональных кадрах, хорошей рекламе и автоматизации всех бизнес-процессов. И если первые два пункта понятны, то автоматизация бизнеса требует детального разъяснения. Этому посвящен материал, который вы видите.
Что же такое автоматизация бизнеса?
Каждый бизнес-проект, стартап или предприятие преследует определённую цель. Увеличение продаж, производства, повышение качества услуг или продукции, расширение – этапы развития. Они требуют слаженной работы. Чтобы облегчить сложное и энергоемкое взаимодействие кадров, отделов и структур предприятия, предприниматели автоматизируют операции.
Задача автоматизации — создание структуры (например, производство, маркетинг, продажи), четкое распределение задач между исполнительными группами. Нужно упростить работу, ускорив достижение конечной цели. Этому термину уже более сотни лет, но с появлением компьютеров он стал более актуальным. Это включение в управление компании цифровых инструментов. СRM-системы, 1С, электронные доски задач, сетевой тайм-менеджмент упростят жизнь предпринимателю. Неважно, сколько людей в компании, пять или пятьдесят, выведение внутренних процессов бизнеса на автоматический поток необходимо.
Автоматизация бизнеса: преимущества
Что дает автоматизация:
- сбор данных о клиентах (начиная с анкет и заканчивая статистикой заказов, востребованным товаром и другой информацией);
- работа с поставленными задачами, внутренний тайминг, отслеживание статистики;
- внедрение техники, работа без участия сотрудников.
Данные о клиентах — это «горячая» база для поддерживания для маркетинговых исследований. Программы отследят частоту заказов продукта/услуги, покажут рейтинг востребованных товаров и разделят клиентскую аудиторию на категории по интересам. На этой основе создадут рекламные кампании для большего охвата потенциальных клиентов. Выделяя группы со схожими предпочтениями, менеджер привлечет внимание к компании и повысит конверсию и продажи.
Внутренний тайминг повысит эффективность работы. Он поможет четко распоряжаться рабочим временем, динамично и поэтапно достигая поставленных целей. Это ускорит результата и сэкономит личные ресурсы сотрудников, которые будут работать продуктивнее.
Автоматизация действий поможет работнику не тратить время на рутинную работу, а сосредоточиться на персональной цели. Это не приведет к сокращению рабочих мест и роботизации рабочих процессов. Сотрудники будут выполнять работы по квалификации, не рассеивая внимание на второстепенные задачи. Улучшенная координация усилий, четкая постановка задач, организация и распределение рабочего времени приводят к целям, без лишних затрат ресурсов компании.
Программы для автоматизации бизнеса
Для перевода компании на цифровую основу нужны программы. Они облегчают работу предпринимателей. ПО делится на платное и бесплатное. Те, кто пока не готов выложить большие деньги за программное обеспечение могут поискать демо-версии или свободно распространяемые варианты.
Топ-5 бесплатных программ для автоматизации бизнес-процессов
Google Drive
Облачный сервис от Гугл – незаменимый помощник в бизнесе. Google Drive дает доступа ко всем файлам и документам компании в режиме 24/7, постоянное отслеживание изменений в них. Он дает:
- возможность работы с «тяжелыми» файлами (загрузка и выгрузка изображений, видео, документов, презентаций и многого другого);
- работа с текстовыми документами в онлайн-режиме, ограничение доступа к ним;
- онлайн-планер для структурирования работы;
- инструменты для презентаций в онлайн режиме;
- создание файлов и документов всех расширений и многое другое.
Использование Google Drive автоматизирует процессы небольшого бизнеса, и станет подспорьем для крупной компании.
Streak
Это дополнением для сервисов Гугл (а именно Gmail и Inbox). Оно превращает почтовый ящик в примитивную СRM-систему, давая менеджерам полезные возможности:
- автоматическую рассылку писем по готовой клиентской базе;
- отслеживание просмотра письма клиентом;
- работу с отзывами;
- упрощенные процессы продаж.
Программа бесплатна, обучить работе с ней персонал просто.
SMMplanner
Утилита для продвижения бизнеса в социальных сетях или настройки его. SMMplanner – это приложение для отложенного постинга. Оно планирует публикации на месяц, чтобы не заниматься рутиной каждый день, отнимая время у сотрудников. Она позволяет:
- работать параллельно в нескольких социальных сетях;
- делать до 50 бесплатных публикаций ежемесячно;
- вести календарь постинга, заносить туда готовые публикации;
- создавать и вести полноценные СММ-проекты.
У SMMplanner есть и платная версия с расширенным перечнем возможностей. Для небольших проектов на 3-4 публикации в неделю достаточно возможностей бесплатного аккаунта.
Yaware.TimeTracker
Программа-трекер, создана для отслеживания рабочего времени сотрудников. Предлагается бесплатная и платная учетная запись. В бесплатной версии доступны:
- учет времени работы сотрудников;
- отслеживание начала и окончания смены;
- отслеживание посещаемых сайтов и программ;
- получение отчетов об общем времени работы/отдыха каждого из коллег.
В бесплатной версии расширение доступно для 5 компьютеров. Этого достаточно для небольшого бизнеса. Крупные организации приобретают платную учетную запись.
Trello
Доска задач для грамотного планирования рабочих процессов:
- задачи в форме карточек;
- ведения десятков досок одновременно;
- тайминг по задачам;
- назначение задачи конкретному сотруднику;
- почтовое оповещение об изменениях, происходящих на доске (выполнение или частичное выполнение задачи, перемещение карточки на другую доску, истечение времени на выполнение работы и т.д.);
- комментирование задач по ходу выполнения;
- общение сотрудников внутри системы;
Доска задач незаменима для любого вида бизнеса. Понятный интерфейс, отсутствие перегруженности лишними функциями. Эффективная организация множества процессов.
Топ-5 платных программ для автоматизации бизнеса
Yaware.TimeTracker (платная версия)
Бесплатной версии этой программы достаточно для небольшого или начинающего бизнеса. В полном платном варианте добавлены:
- распределение рабочего/нерабочего времени, планы на рабочий день;
- система оповещений, что рабочее время сменилось временем на обед/перекур или планерку;
- внутреннее распределение используемых программ по эффективности;
- проекты и задачи, персональное поручение конкретному сотруднику;
- опросы, контроллеры активности, отслеживание клиентского актива на сайте или в социальных сетях.
В платной версии сотни мелочей, которые упрощают повседневные операции и делают их комфортнее для сотрудников.
1С
Самое популярное и востребованное программное обеспечение в странах СНГ. Цель – система в бухгалтерском и финансовом учете компании. Таблицы точного отслеживают динамику доходов и расходов предприятия. Дополнительные функции:
- управление, бюджет и консолидирование финансов;
- учет налогов с учетом прибыли предприятия;
- регулярная статистика с динамикой расходов и доходов;
- торгово-складской учет предприятия;
- расчет заработной платы персонала.
Такое программное обеспечение нужно крупным предприятиям. Для среднего и малого бизнеса оно сложно.
SupeRep
Полезная программа для торговли и интернет-магазинов:
- настраивает интерфейс под рабочие категории, пользователя;
- принимает заказы, заносит их в отчет и статистику;
- создает опросники для клиентов, подключает их к внутренней статистике программы;
- из данных формирует таблицы и диаграммы;
- формирует прайс-листы для товаров;
- управляет наценками и продажами.
Приложение интегрируется с другими программами (в том числе 1С).
Битрикс24
СRM-система с очень удобным интерфейсом, в которой есть и бесплатная версия. В бесплатной версии предприниматель получит личный кабинет для общения сотрудников. Платная версия:
- сохраняет все данные звонков и чатов с сотрудниками и клиентами;
- интегрирует систему с социальными сетями, сводит контактные данные;
- расширяет бизнес в технике воронки продаж;
- настраивает первичные и вторичные продажи.
Store_W
Программа для автоматизации продаж:
- ведет учет складов;
- инвентаризирует товар;
- следит за движением продукта (от нахождения на складе, до попадания к клиенту);
- сочетается со множеством программ бухгалтерского учета;
- проводит и учитывает финансовые операции любых видов прямо из программы;
- ведет статистику.
Целиком вывести работу на автоматический поток не получится. Программы упрощают рутинную работу, позволяют сосредоточиться на главных действиях. Используйте несколько программ одновременно, потому что каждая написана для конкретной цели (например, продажи или внутренний менеджмент компании). Учитывайте масштабы бизнеса, смету и планы окупить вложения.
Автоматизация бизнеса это очень важный процесс, без которого не обходится ни одна мало-мальски развитая фирма или компания. К слову, сейчас могут настать трудные времена в плане программного обеспечения, я не знаю наверняка, какие именно компании введут санкции, но вполне может получиться так, что придется ждать отечественных аналогов в той или иной сфере.
Не думал, что такого рода программы распространяются бесплатно, а как оказалось, все очень даже неплохо. Единственная проблема, это научить сотрудников пользоваться программным обеспечением, всё-таки это тоже требует определенных вложений.