Автоматизация в бизнесе или как привести работу в слаженное русло

Порой автоматизация в бизнесе, предлагаемая для проведения руководству предприятия, видится как некая волшебная палочка, по взмаху которой все заработает слажено и четко. Но, вопрос о том каким образом лучше всего воспользоваться ею для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы с максимальной пользой, остается актуальным и важным для каждого современного руководителя. И есть смысл более детально разбираться в том, как сделать успешный бизнес на автоматизации.

Автоматизация в бизнесе: причины хаоса

Автоматизация в бизнесе: причины хаосаПеред обсуждением перспектив связанных с автоматизацией бизнес-процессов, следует определиться с какими сложностями, приходится сталкиваться на сегодняшний день.

Существует три основных аспекта, из-за которых наступает и развивается хаос, и их можно отнести к любому бизнесу. Если человек занимаете руководящую должность, то однозначно не однократно сталкивался с похожими проблемами:

  1. Систематические ошибки. Предположим, служащий Петров допустил невнимательность и сделал опечатку, а Иванов завизировал документы без предварительной проверки. Такие ошибки могут спровоцировать, не только временные, но и финансовые затраты, не говоря уже о нервах и бессонных ночах проведенных над исправлением ошибок.
  2. Простои. С бюрократической системой в нашем государстве знакомы многие, когда после передачи документации на согласованнее уходят недели, а все это время работа простаивает. Или ситуация может выглядеть иным образом, ключевой служащий уходит в отпуск или вовсе увольняется при чем не побеспокоившись о передаче всех своих текущих дел своему преемнику.
  3. Общий беспорядок. Это случается, когда бумага, лежавшая на столе, исчезает в неизвестном направлении. Или секретарь по непонятным причинам не замечает очень важный документ. К кому обращаться специалисту, когда перед ним уже стоит клиент, а нужный для содействия сотрудник попросту отсутствует.

Подобная неразбериха и суета, сопровождающая беготней по коридорам с бумажными кипами способна вывести из равновесия любого, даже самого уравновешенного сотрудника, не говоря о том, что такие ситуации отнюдь не способствуют продуктивному рабочему процессу всей компании.

Насколько важна автоматизация в бизнесе

На протяжении десятилетий моделирование бизнес-процессов совершенствовалось и теперь уже не видится для большего числа компаний невероятно дорогостоящим, длительным и не рентабельным. Однако, некоторые так и не изменили своего мнения на этот счет. Подобное обусловлено тем, что порой на то, чтобы выстроить успешный бизнес на автоматизации приходится провести ряд трудоемких и серьезных манипуляций. Некоторые не подготовленные руководители вкладывают миллионы, но при этом осуществляют неправильный подход к данному делу и как итог средства потрачены впустую, а «воз и ныне там».

После проведения детального анализа специалисты пришли к заключению о том, что фирмы, применяющие на практике автоматизацию развиваются несколько быстрее у них легче происходит адаптация к кризису и они способны бороться с конкурентами. На таких предприятиях служащие чувствуют себя более комфортно и уверенно, что в свою очередь создает нужную рабочую атмосферу в трудовом коллективе. В качестве успешных оконченных проектов можно представить истории автоматизации компаний Toyota, Amazon, McDonalds и других мировых гигантов. На сегодняшний день, способность построения бизнес-процессов в совокупности с приобретенными знаниями о том, как происходит автоматизация, может стать очень важным преимуществом среди множества конкурентов.

Бизнес-процессы, как происходит автоматизация

Автоматизация бизнеса: бизнес-процессыНередко менеджеры предприятий, вплотную занимающиеся стратегическими вопросами, заблуждаются в выводах о том, что им совершенно не нужны никакие преобразования и что их работа уже достаточно слажена и распределена в нужном ключе.

Но, если вникнуть глубже, то за всем этим стоит некто Петров, который знает, что ему следует обратиться к Иванову в случае возникновения проблем с маркетингом, но это, не имеет ничего общего с бизнес-процессами. А вот конкретные схематические действия, которые способны к универсальному описанию всех предпринятых шагов, необходимых для правильного подхода сотрудников к достижению желаемого результата, подобное уже имеет сходство с бизнес-процессами.

Схема действий, подходящая под категорию бизнес-процессов, не может не учитывать три, основные фактора:

  1. Стабильность в описании связей: здесь учитываются множественные действия, а также различные подходы и возможные нюансы.
  2. Четко установленные правила по ходу действий процессов: нужные звонки, отправленные письма, финансовые вложения, визирования.
  3. Логический финал: ощутимая и видимая достигнутая цель.

Если бизнес-процесс смоделирован правильно, то это позволит в ближайшее время увидеть положительную динамику, что в свою очередь обеспечит контроль работы практически на каждом промежуточном этапе, такое позволит предотвращать возможные потери и устранять недочеты на начальной стадии производства.

С учетом этих факторов бизнес-процессы вполне возможно изменить, подвергнув корректировке некоторые этапы, анализируя какие звенья данной цепочки наиболее слабые. Если у руководителя недостаточно собственного опыта для разработки нужных алгоритмов, то есть смысл привлечь к себе в команду квалифицированных специалистов, которые обеспечат разработку бизнес-процессов и поэтапную подготовку к процессу автоматизации.

Главной целью подобных разработок бизнес-процессов является, постепенное превращение хаотического внутрифирменного движения в отлаженный и упорядоченный, а также согласованный и вполне доступный к пониманию алгоритм. Как итог, вы получите порядок в своем офисе и ясность в головах служащих, после чего успешный бизнес на автоматизации уже не покажется недостижимым, а станет более реальным.

Задачи, стоящие перед автоматизацией бизнес-процессов

Подходим к важному вопросу: каким образом происходит управление по завершении процедуры автоматизации. По идее для этого не нужен огромный штат сотрудников, но теоретически нужны люди, которые помогут руководству держать руку на пульсе и обеспечивать контроль, за всеми возникающими сложностями.

Практически четверть всех компаний нашей страны идет по этому пути, расширяя отделы контролирующие качество выпускаемой продукции, дополняя управленческий, а вместе с ним и секретарский аппарат. Но если задуматься, то намного полезнее было бы, построить успешный бизнес на автоматизации путем переноса функций осуществления контроля в единое пространство. Подобная управленческая система будет способна контролировать и вместе с тем выступать в роли механизма мониторинга, а еще контролера озвучившего сигналы о том, когда происходит отклонение от намеченного курса. Но, чтобы этот механизм смог заработать в полной мере придется приложить некоторые усилия.

Разумеется, среди основных задач, поставленных перед автоматизацией бизнес-процессов, есть и удобства в способе осуществления контроля, но это далеко не все. В конечном итоге, применение автоматизации в управленческой сфере сможет помочь:

  • распределению регулярных задач;
  • минимизировать влияние человеческого фактора;
  • четко обозначить участки возложенной ответственности внутри трудового коллектива;
  • контролировать все нюансы процесса;
  • внедрять в разработанную схему общение с потенциальными и реальными клиентами;
  • создание единой ИТ – инфраструктуры с самыми разными правами к доступам;
  • экономить временные ресурсы свои и своего персонала;
  • экономить финансы, предназначенные на управление предприятием.

Таким образом, задачи, стоящие перед автоматизацией бизнес-процессов в значительной мере совпадают с целями стоящими перед современным руководителем.

Заключение

Не надо бояться, возникающих на пути к прогрессу трудностей, не идите на поводу у привычной и отлаженной рутины. В попытке модернизации и автоматизации нет ничего сложного, конечно если правильно подойти к делу. Пусть глав предприятий не пугает необходимость дополнительных финансовых вливаний, со временем все окупиться с лихвой, успешный бизнес на автоматизации, нереально построить без затрат, как физических, так и материальных.

Зачастую руководители забывают одно важное правило: первоначальный этап, на котором основывается автоматизация в бизнесе, подразумевает поставленные задачи. В управленческой системе занимающейся документооборотом громадный функционал, который рассчитан на удовлетворение требований самого прихотливого и сложного бизнеса. Не последним будет умение начать определять эти требования. Это станет первым шагом на пути к вашему светлому и значительно упрощенному будущему.

Чтобы обсудить автоматизацию в бизнесе предлагаем переходить на наш форум.