Автоматизация в бизнесе или как привести работу в слаженное русло

Автоматизация в бизнесе — это не волшебная палочка, по взмаху которой все заработает слажено и четко. Это комплекс по программной отладке работы и реструктуризация менеджмента для увеличения прибыли. Она актуальна для современного руководителя. В этом материале советы, как сделать успешный бизнес на автоматизации.

Автоматизация в бизнесе: причины хаоса

Автоматизация в бизнесе: причины хаосаПеред обсуждением перспектив автоматизации нужно выделить повседневные сложности.

В любом бизнесе есть три причины развития харса. Руководитель, если он занимается анализом, их знает:

  1. Систематические ошибки. Предположим, служащий Петров сделал опечатку, а Иванов завизировал документы без проверки. Такие ошибки провоцируют временные и финансовые затраты, нервы и бессонные ночи над исправлением ошибок.
  2. Простои. Из-за бюрократии после передачи документов на согласование уходят недели. Работа простаивает. Причина — ключевой служащий ушел в отпуск или уволился, не передав текущие дела преемнику.
  3. Общий беспорядок. Бумага, лежавшая на столе, исчезает. Секретарь по непонятным причинам не замечает важный документ. Перед специалистом уже стоит клиент, а нужный сотрудник отсутствует.

Неразбериха и суета с беготней по коридорам, бумажными кипами выводит из равновесия даже самого спокойного сотрудника. Она разрушает рабочий процесс компании.

Насколько важна автоматизация в бизнесе

Фирмы, применяющие на практике автоматизацию, развиваются быстрее, легче адаптируются к кризису, способны бороться с конкурентами. На таких предприятиях служащие чувствуют себя комфортнее. Это создает рабочую атмосферу в трудовом коллективе. Успешные проекты – история автоматизации компаний Toyota, Amazon, McDonalds и других мировых гигантов. Способность построения бизнес-процессов – преимущество среди конкурентов.

Моделирование бизнес-процессов совершенствовалось и уже не настолько дорогостоящее, длительное и не рентабельное. Но чтобы выстроить успешный бизнес на автоматизации, нужно провести трудоемкие и серьезные манипуляции. Руководители вкладывают миллионы, но средства тратятся впустую, а «воз и ныне там».

Бизнес-процессы, как происходит автоматизация

Автоматизация бизнеса: бизнес-процессыМенеджеры предприятий, занимающиеся стратегическими вопросами, часто считают, что им не нужны преобразования, а их работа слажена и распределена в нужном ключе.

Если вникнуть глубже, то за всем этим стоит некто Петров. Он знает, что ему следует обратиться к Иванову в случае возникновения проблем с маркетингом. Эта схема не имеет ничего общего с бизнес-процессами.

 

Автоматизация — это описание шагов сотрудников в каждой ситуации. Бизнес-процессы — отлаженный механизм с тремя составляющими:

  1. Стабильность в описании связей. Учет множественных действий, различных подходов и возможных нюансов.
  2. Четко установленные правила. Этапы визирования звонков, фильтрации писем, контроль финансовых потоков, делегация обязанностей.
  3. Логический финал.  Ощутимая и видимая цель в цифрах.

Если бизнес-процесс смоделирован правильно, положительную динамику увидеть и посчитать. Это база для работы на промежуточном этапе, она позволит предотвратить потери и устранить недочеты на начальной стадии.

Модернизацию возможно изменить, скорректировав этапы. Проанализируйте, какие звенья цепочки слабые. Если у руководителя недостаточно опыта для разработки алгоритмов, привлеките в команду квалифицированных специалистов. Они разработают и поэтапно подготовят процесс автоматизации.

Главная цель — превращение хаотического внутрифирменного движения в отлаженный и упорядоченный, а также согласованный и понятный алгоритм. Вы получите порядок в офисе и ясность в головах служащих. Успешный бизнес станет более реальным.

Задачи, стоящие перед автоматизацией бизнес-процессов

Для автоматизации большой штат не нужен. Требуются люди, которые будут держать руку на пульсе и контролировать действие-результат. Четверть всех компаний нашей страны расширяет отделы контроля качества выпускаемой продукции, дополняет управленческий и секретарский аппарат. Полезнее перенести функции контроля в единое пространство, организовать механический мониторинг. Контролер, сигналящий об отклонении от стандарта, может быть один.

Автоматизации в управленческой сфере дает:

  • распределение регулярных задач;
  • снижение человеческого фактора;
  • акцент на участки возложенной ответственности внутри коллектива;
  • контроль нюансов процесса;
  • разработанную схему общение с потенциальными и реальными клиентами;
  • единую ИТ-инфраструктуру с самыми разными правами;
  • экономию времени персонала;
  • выделение финансов на управление предприятием.

Задачи автоматизации бизнес-процессов совпадают с целями современного руководителя.

Заключение

Не надо бояться трудностей. Не идите на поводу у отлаженной рутины. Не пугайтесь дополнительных финансовых вливаний. Со временем все окупиться с лихвой, – успешный бизнес на автоматизации, нереально построить без затрат, как физических, так и материальных.

Чтобы обсудить автоматизацию в бизнесе, переходите на наш форум.